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La gestión documental como herramienta de digitalización

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La implementación de cada vez más procesos tecnológicos en las empresas, como la gestión documental, es un claro ejemplo de que la digitalización empresarial es efectiva y cumple con su objetivo: mejorar la rentabilidad y productividad de los procesos de trabajo.

En el contexto de la transformación digital, la gestión documental emerge como un elemento fundamental para impulsar la digitalización integral de las empresas, independientemente de su sector de actuación. Pero, comencemos por el principio, ¿qué es la gestión documental?

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un sistema que almacena todos los documentos físicos en un archivador central digital que los va a gestionar de manera automática a través de su propio software. Este software debe estar homologado para que tengan el mismo valor oficial que tenían en papel, tanto fiscal como legal.

Además, este gestor incluye: la clasificación de documentos; la asignación de metadatos para facilitar su búsqueda y recuperación; y la implementación de políticas de seguridad para proteger la información sensible. Al integrarlo en la empresa, se ahorrará tiempo en los procesos de buscar, archivar y gestionar documentos.

Además de una herramienta efectiva para lograr una eficiencia empresarial exitosa, es un elemento clave para la digitalización de la empresa.

La gestión documental y la digitalización de empresas

La gestión documental es un elemento clave de la digitalización empresarial al facilitar la integración de sistemas y procesos, fomentar la colaboración y la movilidad, garantizar el cumplimiento normativo y la seguridad de la información, e impulsar la innovación y la agilidad.

Integración de sistemas y procesos

La digitalización no se trata simplemente de convertir documentos en papel a formatos electrónicos, sino de integrar estos documentos en los sistemas y procesos empresariales existentes.

La gestión documental permite esta integración al proporcionar herramientas y plataformas que facilitan la captura, almacenamiento y gestión de documentos de manera coherente y estructurada. Al vincular los documentos digitales con otras herramientas, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), la gestión documental optimiza el flujo de trabajo y la toma de decisiones, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa y competitividad.

Facilitación de la colaboración y la movilidad

En un entorno empresarial cada vez más globalizado y distribuido, donde el teletrabajo ha tomado mucha fuerza, la colaboración es esencial.

Este sistema permite a los empleados acceder, compartir y colaborar en documentos desde cualquier ubicación y en cualquier momento, fomentando la colaboración entre equipos que no se encuentran bajo el mismo espacio, mejorando así la productividad y el ritmo de trabajo.

Al proporcionar acceso seguro y autorizado a los documentos digitales, la gestión documental también garantiza la coherencia y la integridad de la información, sin comprometer la seguridad de los datos.

Seguridad de la información

Al establecer permisos de acceso, auditar actividades y aplicar cifrado de datos, la gestión documental protege la información empresarial sensible contra accesos no autorizados, pérdidas de datos y violaciones de seguridad.

Esto no solo ayuda a mitigar riesgos legales y financieros, sino que también fortalece la confianza de los clientes y las partes interesadas en la empresa.

Impulso de la innovación y la agilidad

La gestión documental no solo se trata de gestionar documentos de manera eficiente, sino también de aprovechar el potencial de la información contenida en esos documentos para impulsar la innovación y la agilidad empresarial.

Al utilizar tecnologías y realizar análisis de datos, la gestión documental permite a las empresas extraer información valiosa de sus documentos y tomar decisiones informadas en tiempo real. Esto no solo mejora la capacidad de respuesta a las demandas del mercado, sino que también fomenta la innovación continua y la diferenciación competitiva.

Ventajas de la digitalización

La gestión documental es tan sólo una herramienta de muchas que aceleran la transformación digital de las empresas actuales. La digitalización ofrece una amplia gama de beneficios que van más allá de la eficiencia operativa y el ahorro de tiempo.

Otras de sus ventajas son:

Mejora de la productividad

Liberar a los trabajadores de tareas que pueden ser automatizadas y ofrecerles mejores herramientas, facilita y agiliza su trabajo, mejorando a su vez la eficiencia y calidad.

Mejora de la experiencia del cliente

Permite a las empresas ofrecer experiencias personalizadas y centradas en el cliente a través de la automatización de procesos de ventas y atención al cliente. La digitalización facilita la interacción con los clientes y mejora la satisfacción del cliente.

Al proporcionar un acceso rápido y conveniente a productos y servicios, las empresas pueden aumentar la fidelidad del cliente.

Sostenibilidad y RSC

La digitalización reduce el consumo de papel y otros recursos naturales, lo que contribuye a la conservación del medio ambiente y a la reducción de la huella de carbono de la empresa.

Para saber más, recomendamos nuestra entrada sobre cómo avanzar hacia una digitalización sostenible.

La gestión documental de RMO

Entre los múltiples servicios que tenemos en RMO se encuentra el sistema de gestión documental.

Instalamos el sistema de gestión documental a medida de cada empresa, atendiendo a sus necesidades y volúmenes de documentación. Todo el papel será llevado a formato digital de forma organizada y sin complicaciones, garantizando la seguridad y confidencialidad de los mismos.

Si tienes alguna duda sobre este servicio, pincha aquí para saber más.

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