Gestión Documental

¿Qué es la Gestión Documental?

La Gestión Documental consiste en la digitalización de los procesos cotidianos de una empresa, es decir, toda la documentación que genera en su actividad: albaranes, facturas, contratos, pagos a proveedores, etc.

Con los sistemas de gestión documental para empresas, esta información se estructura a partir de una base de datos y con un software muy simple e intuitivo que se instala a la medida de cada empresa, según sus necesidades. Este software de gestión documental está homologado por la Agencia Tributaria, es decir, los documentos resultantes tienen el mismo valor oficial que en papel, tanto fiscal como legal.

Digitalización documentos

¿Cómo funciona nuestro sistema de Gestión Documental?

Tras una previa configuración para dejar listo el software de gestión documental, se escanea el documento físico y el programa de gestión documental recoge los metadatos obligatorios para la homologación. Después de este sencillo proceso de digitalización de archivos, podrían destruirse los documentos en papel.

Todo el papel de su empresa llevado a formato digital de forma organizada y profesional gracias a nuestro gestor documental. Rápido, sencillo y sin complicaciones.

Beneficios de la Digitalización y Gestión de Archivos

La digitalización de archivos permite tener la información necesaria al momento, bien presentada, sin necesidad de desplazamientos y reduciendo los costes al mínimo. Con la gestión documental se minimiza el tiempo de búsqueda, además es ecológica, se preocupa de la seguridad y reduce de manera muy significativa los costes. Todo ello en beneficio de la productividad de la empresa y, en definitiva, del aumento de la productividad y confianza de nuestros clientes.

AHORRA

Minimiza costes, espacio de almacenamiento, tiempo de búsqueda.

SEGURA

Evita pérdidas de archivos. Control de accesos. Trazabilidad.

PRODUCTIVA

Agiliza y rentabiliza procesos. Respuesta inmediata.

ACCESIBLE

Localización de datos más rápida y precisa. 24 horas. 365 días.

En RMO somos especialistas en Gestión Documental. Contamos con una amplia experiencia en la implementación de procesos de digitalización de documentos en múltiples empresas y negocios, tanto en Galicia como a nivel nacional. Estamos para ayudar a conseguir el mayor rendimiento de tu negocio, al menor coste.

Gestión documental a la medida de tu empresa

La necesidad o la oportunidad de instalar un programa de gestión documental no depende del tamaño de la empresa, sino más bien de las necesidades que presente en su gestión diaria. La digitalización de facturas por ejemplo, es en muchas ocasiones una solución perfecta para agilizar los procesos internos de pequeñas y medianas empresas. Lo que impacta de manera reseñable en su productividad y rendimiento.
En RMO analizamos y estudiamos las necesidades de tu empresa o negocio para ofrecerte una solución personalizada en cuanto al proceso de digitalización requerido.

Factura Electrónica

El empleo de gestión documental en empresas conlleva la digitalización de facturas, es decir, la creación de facturas electrónicas.
La factura electrónica es un documento generado en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel. Este nuevo documento digital conserva el mismo valor legal y fiscal que la factura en papel pero con unas condiciones de seguridad mayores, además de la capacidad de ser enviada a través de más medios.
Se trata de la mejor solución para eliminar espacio y tiempo de archivo para aumentar la seguridad y agilidad de la gestión documental de su empresa. En RMO te ayudaremos a crear una oficina sin papel y sin complicaciones.

Digitalización Certificada

Mediante la digitalización documental certificada se obtienen copias digitales de las facturas con valor de original. De este modo, se puede destruir con total tranquilidad la factura en papel.
Para cumplir los requisitos que lo permiten, el software de gestión documental tiene que estar homologado por la AEAT y hacerlo cumpliendo su “Plan de Calidad”, tal y como hacen nuestros software.
No lo dudes, reduce espacio y ahorra tiempo y dinero sin preocupaciones, con total validez fiscal y legal. Confía en RMO, somos tu experto en gestión documental en Galicia.

Si quieres conocer más, puedes escuchar nuestras entrevistas en radio, explicando de una manera muy clara y concisa cómo podemos simplificar tu gestión documental o la de tu empresa.

Gestión Documental para empresas – RMO S.L.