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¿Le estás sacando el máximo partido a las máquinas de tu oficina?
17 agosto, 2021

Según la definición de la ISO 15489-1:2016, la gestión documental “consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos”.

Lo más importante en un sistema de gestión documental es garantizar que el funcionamiento del mismo sea lo más cómodo y eficiente para la empresa y sus trabajadores. En RMO preparamos cada sistema de tal forma que suponga, desde el principio, una mejora considerable para el día a día de las empresas que lo aplican.

En este esquema te enseñamos el proceso y en el vídeo encontrarás un resumen de cómo funciona.

¿Conoces los principales beneficios de un sistema de gestión documental?

Contar con un sistema de gestión documental en tu empresa y oficina ofrece grandes beneficios en el día a día, algunos de los principales son:

  1. Reducción de costes. Se reducen hasta un 10% los costes puesto que partimos de una información estructurada y organizada, donde es mucho más sencillo gestionar la documentación de la empresa.
  2. Reducción de errores. Gracias a los sistemas de gestión documental se reduce hasta un 30% los errores en los documentos.
  3. Reducción de tiempos. Aumenta casi un 50% la velocidad de creación de documentos. La digitalización permite ser mucho más rápido y eficaz.

Un dato importante que es necesario también tener en cuenta es que, cada año las empresas aumentan en un 30% el volumen de documentos que gestiona, lo cual hace todavía más necesario un sistema de gestión documental organizado y trabajado que permita trabajar con toda esta documentación de una forma eficiente.

Fuente: Aberdeen Group

¿Qué implica un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental implica diferentes tareas, acciones y ventajas implícitas.

Lo primero es la digitalización de documentos. Se trata de escanear todos los documentos físicos que existan, lo cual supone una inversión inicial importante de tiempo, pero que, a la larga, supondrá una reducción del tiempo de localización y gestión de la documentación.

Lo segundo es la localización y gestión central de la documentación. A través de un sistema organizado y generalizado de la documentación, cualquier empleado podrá tener acceso a la misma. Además, también se pueden otorgar diferentes permisos para el acceso a la documentación, de tal forma que se pueda controlar y restringir quién accede a cada información.

En tercer lugar, está la mejora en la seguridad de la información. Al estar digitalizada se evita en gran medida la pérdida de información, además de las copias de seguridad que se realizan periódicamente para contar siempre con una opción b por si el sistema fallara.

¿Crees que necesitas un sistema de gestión documental para tu empresa y te interesa conocer más información? En RMO podemos analizar las necesidades de tu empresa para saber qué beneficios podría aportar un sistema de gestión documental y realizar una propuesta completa en base a ello. ¿Te interesa? Ponte en contacto con nosotros para poder prepararte una propuesta a medida.

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