Ventajas del Sistema de Gestión Documental

El software de gestión documental de RMO es una herramienta que se encarga de generar, preservar y organizar los documentos relacionados con los procesos organizativos de tu empresa. Este sistema aporta múltiples ventajas a las entidades y favorecen la digitalización de estas. Aquí te explicamos cómo puede ayudar nuestro Sistema de Gestión Documental a tu empresa.

Mayor productividad

Tener todos los documentos archivados en un servidor conjunto te permite acceder de una forma más rápida a ellos. No importa el tiempo que haya transcurrido desde la creación del documento, al saber su nombre o fecha, podrás acceder a él al momento sin perderte entre pilas de papeles amontonados.

Si quieres saber más sobre cómo mejorar la productividad de tu empresa, estamos seguros de que nuestro blog “Haz tu empresa más productiva: Consejos para optimizar los recursos informáticos” te será de gran ayuda.

Ahorro de costes

Los archivos en soporte físico necesitan mucho espacio para ser almacenados y este espacio conlleva una inversión considerable. Además, los documentos se guardan en carpetas para así diferenciarlos según la idiosincrasia de cada entidad y, estas carpetas también suponen una importante inversión económica.

Al disponer de un sistema de gestión documental todo esto queda anulado. Los documentos quedan almacenados y archivados en la nube, por lo que no necesitan un espacio especial. Además, al estar en un lugar “no físico” se puede acceder a ellos desde cualquier sitio, lo que favorece al teletrabajo y a la conciliación familiar.

Fomenta el trabajo colaborativo

Otra de las grandes ventajas de tener todos los documentos en la nube es la posibilidad de edición de distintos usuarios sobre el mismo documento.

En las empresas, donde hay varios roles que actúan sobre un mismo proyecto, es muy importante poder compartir documentos sin tener que guardarlos en el ordenador de cada empleado, ya que así no se retrasa el trabajo del resto por estar a la espera de que cada uno termine su parte. Con nuestro sistema de gestión documental este problema desaparece por completo, al permitir la edición simultánea.

Seguridad de los documentos

En muchas ocasiones los documentos en papel se traspapelan o extravían y no los encontramos cuando más los necesitamos. Este problema es algo común cuando se trabaja con muchos documentos distintos, situación que se da en la mayoría de empresas actuales.

Con un sistema de gestión documental este hecho es imposible. Si los documentos no están apilados o tirados sobre una mesa no hay forma de perderlos. Tener todos los archivos en la nube aporta la seguridad de que jamás se van a extraviar.

Digitaliza tu empresa con el Sistema de Gestión Documental de RMO

¿Cómo funciona nuestro sistema de gestión documental? Tras una previa configuración para dejar listo el software de gestión documental, se escanea el documento físico y el programa de gestión documental recoge los metadatos obligatorios para la homologación.

Después de este sencillo proceso de digitalización de archivos, podrían destruirse los documentos en papel. Todo el papel de la empresa será llevado a formato digital de forma organizada y profesional gracias a nuestro gestor documental. Rápido, sencillo y sin complicaciones ¿quieres saber más? Contacta con nosotros a través de mail o llamada telefónica y, si lo prefieres, puedes pedir tu presupuesto en nuestra web.