¿Renting o compra de multifuncionales? Exploramos la mejor opción

En cualquier sector, contar con un equipo de impresión eficiente es una necesidad estratégica para mantener la productividad y el orden en los procesos diarios. Sin embargo, ante la decisión de optar entre el renting o la compra de una impresora, muchas empresas se enfrentan a dudas sobre cuál es la elección correcta.

Ambas alternativas ofrecen beneficios distintos, y en RMO, como expertos en soluciones de impresión, sabemos que cada empresa tiene necesidades específicas que hacen que una opción sea más conveniente que la otra. 

Qué tener en cuenta a la hora de adquirir una multifuncional

Antes de tomar la decisión entre el renting o la compra de una impresora multifuncional para tu centro de trabajo, es crucial evaluar aspectos fundamentales que inciden en el coste, la operatividad y la flexibilidad, entre otros.

Estos factores permiten identificar si el renting o la compra se ajustan mejor a tus necesidades, optimizando el flujo de trabajo y maximizando el retorno de inversión.

Volumen de impresión

El volumen de impresión es un factor determinante a la hora de decidir entre renting y compra. Analizar las necesidades de impresión diarias y mensuales permite prever si la compra a largo plazo es una inversión rentable o si el renting resulta más conveniente para mantener los costes bajo control.

Ventajas de comprar

Si tu empresa imprime grandes volúmenes de documentos cada día, invertir en la compra de una impresora multifuncional puede ser más rentable a largo plazo.

Al tener control total sobre el equipo, puedes ajustar la configuración y realizar mantenimientos adaptados a tus necesidades específicas sin depender de un contrato. Esto permite un control del rendimiento del equipo, especialmente si las impresiones son parte central de las operaciones diarias.

Ventajas del renting

Sin embargo, al optar por el renting, gozarás de mayor flexibilidad para que tus equipos de impresión avancen según lo hace el flujo de trabajo de tu negocio. Podrías actualizar o cambiar el equipo sin grandes problemas, aumentando la eficiencia de los trabajos.

Esto te permitirá ajustar tu capacidad de impresión según la demanda.

Formato de impresión 

Dependiendo del uso que se le vaya a dar al equipo en cuanto a formato de impresión, deberemos decidirnos, no sólo por el modelo de impresora (A3, A4 u otras) sino por el modelo de contratación que debemos adquirir. 

Ventajas de comprar

Si tu empresa imprime principalmente en un formato específico que rara vez cambia, la compra de una impresora puede resultar ventajosa.

Esto se debe a que puedes adquirir un equipo que se ajuste específicamente a ese formato y personalizar su configuración según tus necesidades. Además, si el uso de formatos grandes es frecuente, el gasto inicial se amortizará más rápidamente.

Empresas con necesidades de impresión constantes y predecibles, como oficinas administrativas o despachos contables, suelen beneficiarse de la compra de una impresora adaptada a su tipo de documento.

Ventajas del renting

Por otro lado, si tu negocio requiere impresiones en diferentes formatos y tamaños, el renting ofrece una mayor flexibilidad.

La posibilidad de actualizar o cambiar el equipo sin incurrir en gastos de compra permite a las empresas adaptarse fácilmente a las demandas cambiantes del mercado. Sectores como la arquitectura o el diseño gráfico, que suelen imprimir en diferentes tamaños de papel y requieren alta calidad, se benefician de contar siempre con la tecnología más actualizada sin asumir los costes de propiedad.

Presupuesto

El presupuesto disponible es, quizás, uno de los aspectos más importantes para tomar la decisión final entre el renting o la compra.

Al evaluar y ser conscientes del presupuesto con el que contamos, estaremos eligiendo la opción más rentable y alineada con las prioridades financieras de la empresa.

Ventajas de comprar

La compra de un equipo de impresión representa un gasto inicial más alto, pero puede resultar beneficiosa a largo plazo.

Al adquirir el equipo, los costes se concentran en el inicio, y una vez amortizado, se convierte en un activo de la empresa sin cuotas recurrentes. Para empresas con capital disponible, esta inversión es ideal, ya que asegura control total sobre el equipo y, eventualmente, una reducción de costes operativos.

Ventajas del renting

Con pagos mensuales o trimestrales, el renting permite una gestión del presupuesto más flexible. Esto significa que la empresa no va a necesitar asumir un gasto significativo al inicio, destinando esos recursos a otras áreas prioritarias.

Además, las cuotas mensuales son previsibles y permiten planificar financieramente sin sorpresas.

Flujo de trabajo 

Otro aspecto clave a tener en cuenta es la frecuencia de uso y el acceso compartido. Si la conectividad a la impresora es imprescindible entre departamentos, la compra del dispositivo puede ser beneficiosa en relación al control total para su personalización.

Ventajas de comprar  

Al comprar un equipo, la empresa tiene libertad para personalizar el dispositivo según el trabajo interno.

Permite ajustar la configuración del equipo para optimizar el rendimiento en función de las necesidades de cada departamento. Este enfoque es particularmente útil para empresas en donde los empleados requieren acceso constante y necesitan un equipo ajustado a su flujo de trabajo.

Además, el control total sobre el equipo permite a la empresa gestionar su uso y configurar la seguridad para proteger documentos y datos sensibles.

Ventajas del renting

El renting proporciona una flexibilidad adaptativa, ideal para empresas con flujos de trabajo cambiantes.

A medida que la empresa crece o, por el contrario, disminuye su carga de trabajo, esta opción permite cambiar el equipo por uno más adecuado sin necesidad de adquirirlo. Esto es especialmente beneficioso para empresas en expansión o aquellas con proyectos temporales o cíclicos, ya que pueden ajustar su capacidad de impresión según la demanda actual y evitar los costes de inversión en un equipo que, en poco tiempo, podría no ser el adecuado. 

¿Qué conviene más a tu empresa?

Si bien es cierto que cada empresa y negocio necesita uno u otro equipo, al evaluar los aspectos mencionados anteriormente, descubrirá que es lo que mejor se adapta a su situación.

Una vez tomada la decisión, se debe considerar que tipo de multifuncional cubre la demanda y necesidades de la empresa. Así, un taller mecánico no tendrá las mismas necesidades ni requerimientos que un estudio de arquitectura o una empresa de logística.

Para tomar la decisión más acertada posible, en RMO realizamos una evaluación integral para escoger la opción más rentable. 

RMO: asesoramiento integral y personalizado para cada empresa

En RMO, somos expertos en soluciones de reprografía adaptadas a las necesidades de cada cliente. Entendemos que cada empresa es única y tiene requerimientos específicos en función de su sector, tamaño y objetivos. Ya sea que busques comprar o alquilar un equipo de impresión, te ofrecemos una asesoría personalizada para que puedas tomar una decisión informada y maximizar tu inversión en tecnología.

Además, trabajamos con impresoras Konica Minolta, reconocidas por su fiabilidad, calidad de impresión y eficiencia energética, asegurando un rendimiento óptimo y constante. Nuestro equipo te acompañará en cada paso, desde la evaluación de tus necesidades hasta la implementación y mantenimiento del equipo, garantizando que siempre cuentes con la solución más eficiente y rentable.

Si estás interesado en comprar o alquilar un equipo, pídenos información sin ningún tipo de compromiso.