¿Por qué elegir un sistema de gestión documental para mi empresa?

¿Sabes lo que es un sistema de gestión documental? Es un método diseñado para almacenar, administrar y controlar una cantidad de datos e información, además de todo tipo de documentación. Descubre más sobre qué es un sistema de gestión documental.

¿Necesita mi empresa un sistema de gestión documental?

Todas las empresas que manejan documentos en mayor o menor medida deben contar con un sistema que organice los documentos para que la empresa funcione correctamente. Al tener estos sistemas no debemos preocuparnos de no encontrar papeles importantes y sufrir momentos de estrés por desorganización, incumplimiento de plazos por no encontrar documentación etc.

Si cuentas con gestión documental en tu empresa tendrás la ventaja de tener todos tus documentos digitalizados, mucho mejor organizados y más seguros y protegidos, aumentando su durabilidad y privacidad.

Beneficios de la gestión documental para tu empresa:

• Reduces costes: Gracias a disponer de sistemas estructurados de información con los que es mucho más sencillo gestionar la documentación de la empresa se ahorran costes, ya que los archivos físicos necesitan mucho espacio y esto supone una inversión, tanto de espacio de almacenaje como de carpetas de organización. Con la digitalización los documentos pueden almacenarse en un lugar no físico y se puede acceder a ellos en cualquier lugar, lo que favorece el teletrabajo y la conciliación.

• Reducción de errores: Surgen menos errores a la hora de trabajar con documentos en digital.

• Reducción de tiempos: La digitalización permite ser mucho más rápido y eficaz, se puede aumentar casi en un 50% la creación de contenidos en las empresas

• Mayor productividad: Tener todos los documentos archivados en un servidor te permite acceder más rápido a ellos, sin tener que hacer búsquedas tediosas entre papeles.

• Fomenta el trabajo colaborativo: La digitalización de los documentos permite que varios usuarios trabajen sobre el mismo documento y es muy cómodo que estos documentos colaborativos no estén guardados en el ordenador de una única persona, si no que se encuentren en un servidor al que todos pueden acceder.

• Seguridad de los documentos: Los papeles pueden perderse o extraviarse y más todavía cuando trabajamos con tantos, por eso tener todos los documentos en la nube aporta la seguridad de que no se van a extraviar.

Al ahorrar tiempo que puedes invertir en otras tareas, ¡acabarás ganando dinero! Además se calcula que cada empresa aumenta su volumen de documentos en un 30% anualmente, por lo que sería muy necesario contar con un sistema de gestión organizado para trabajar de forma eficiente.

¿Qué ofrece el sistema de gestión de RMO?

Con nuestros sistemas de gestión documental podemos llevar a cabo diferentes tareas con ventajas implícitas. En RMO empezamos por la digitalización de documentos, escaneamos todos vuestros documentos físicos, esto es algo que lleva mucho tiempo pero que nos permite tener luego ordenados y seguros los documentos.

El siguiente paso es ordenar la documentación en el sistema, cualquier empleado tendrá acceso a los documentos y se pueden controlar estos accesos e incluso restringirlos. Otra medida de seguridad que se puede implantar son las copias de seguridad, al estar digitalizada se evita en gran medida la pérdida de información y gracias a las copias de seguridad siempre estará segura.

Si crees que este método puede ser el adecuado para tu empresa, contacta con RMO, te daremos más información y analizaremos tus necesidades para realizarte una propuesta completa en base a las características de tu empresa. Llámanos al 981 173 441.