2024, el año de la digitalización en empresas

Si tuviéramos que definir este 2023 sería, sin duda, como un año de revolución tecnológica, en especial en el ámbito laboral, donde la IA y, en particular, el ChatGPT han sido los principales protagonistas.

Como la evolución digital sigue cambiando cada día, ya tenemos los ojos puestos en el 2024 y en todas las novedades tecnológicas que llegarán los próximos meses. Entre ellas, la transformación digital de muchas empresas que todavía no han terminado de adaptarse a las nuevas tecnologías.

¿Quieres saber cómo digitalizar tu empresa y hacerlo con éxito? En el blog de hoy te lo contamos.

Qué es y en qué consiste la digitalización en empresas

Para comenzar con la digitalización de la empresa el primer paso es conocer a qué nos referimos con el término “digitalizar”.

Cuando hablamos de este proceso de cambio hacemos referencia a renovar el modelo de negocio clásico, operaciones comerciales y procesos de comunicación aprovechando los nuevos recursos tecnológicos y digitales.

Consta de varios pasos clave que guían la implementación exitosa de los procesos tecnológicos en una empresa. A continuación, os contamos cuatro pasos fundamentales para llevar a cabo la digitalización en empresas de manera efectiva.

Pasos para la digitalización 

Paso 1: Identificación de áreas clave para digitalizar

El primer paso es identificar las áreas que se beneficiarían más de la digitalización. Esto implica evaluar los procesos existentes y determinar los que podrían ser optimizados a través de la implementación de tecnologías digitales. Al identificar estas áreas clave, la empresa puede enfocar sus esfuerzos y recursos en la digitalización de aquellas que brindarán los mayores beneficios.

Paso 2: Definición de una estrategia de digitalización

Una vez que se han identificado las áreas clave, es necesario desarrollar una estrategia clara que incluya los objetivos y metas a las que queremos llegar con la digitalización, así como los recursos necesarios y un plan de implementación.

Paso 3: Selección de herramientas y tecnologías adecuadas

En este paso es de vital importancia seleccionar las herramientas y tecnologías digitales que se ajusten a los objetivos marcados y las áreas que se desean digitalizar. Esto implica evaluar diversas opciones, como softwares de gestión, sistemas de comunicación y herramientas de colaboración, entre otros.

La elección de las herramientas adecuadas es fundamental para asegurar una implementación exitosa de la digitalización.

Paso 4: Evaluación y mantenimiento continuo

Una vez puestas en marcha todas las herramientas para la transformación digital, es importante evaluar sus resultados a la par que se realizan mejoras y un mantenimiento continuo.

Como mencionamos al principio del blog, las nuevas tecnologías están en constante evolución, por lo que debemos revisar regularmente los resultados obtenidos y ajustar las estrategias al panorama digital.

La gestión documental como herramienta de digitalización

La gestión documental es fundamental en la digitalización de empresas, ya que implica la organización, almacenamiento y acceso a documentos de manera digital.

Para llevar a cabo una gestión documental eficiente, existen herramientas como los sistemas de gestión de documentos (DMS), que permiten la creación, almacenamiento y búsqueda de documentos de forma rápida y segura. Estas herramientas agilizan los procesos administrativos, reducen el uso de papel y facilitan la colaboración entre empleados.

Además, el empleo de gestión documental en empresas conlleva la digitalización de facturas. La factura electrónica es un documento generado en formato electrónico que reemplaza el documento en papel, conservando el valor legal y fiscal, pero aumentando la seguridad.

Entre sus beneficios encontramos:

• Aumento de un 50% en la creación de contenidos en las empresas.
• Reducción de costes al tener sistemas estructurados de información.
• Descenso de la probabilidad de error.

¿Cómo funciona la gestión documental de RMO?

En RMO ofrecemos el servicio de gestión documental.

Tras una previa configuración para dejar listo el software de gestión documental, escaneamos el documento físico. El programa de gestión documental recoge los metadatos obligatorios para la homologación. Después de este sencillo proceso de digitalización de archivos, ya podrían destruirse los documentos en papel.

Todo el papel de su empresa será llevado a formato digital de forma organizada y profesional gracias a nuestro gestor documental. Rápido, sencillo y sin complicaciones.

RMO y la digitalización en empresas

Analizamos y estudiamos las necesidades de tu negocio para ofrecerte una solución personalizada en cuanto al proceso de digitalización requerido en la empresa.

Si quieres conocer más sobre el proceso de digitalización o contratar nuestro servicio de gestión documental, contacta con nosotros o visita nuestra web.