Gestión documental, ¿qué es y cómo afecta a mi empresa?
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Son varias las veces que hemos hablado de la gestión documental pero, hasta la fecha, no hemos definido con exactitud de qué se trata y cómo afecta a las empresas.
En este artículo pretendemos desengranar de qué se trata la gestión documental, cómo afecta a las empresas y cómo podemos sacarle el máximo partido.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
En su definición más básica, un sistema de gestión documental es un método pensado y diseñado para almacenar, administrar y controlar una cantidad de datos e información, así como todo tipo de documentación en base a esa información.
Todas las empresas tienen flujo de documentos, en mayor o menor medida y, a partir de un mínimo de información, un sistema que organice esos documentos es indispensable para el correcto funcionamiento de la misma. Cuando no se cuenta con un sistema de gestión documental es cuando aparecen los problemas de no encontrar papeles importantes, desorganización que retrasa labores administrativas básicas, problemas con la presentación de documentación en Administraciones, etc.
¿Qué beneficios supone aplicar un gestor documental?
La respuesta es obvia, por supuesto. Muchos más de lo que la gente se suele pensar y más allá de la organización básica que debe tener una empresa.
Entre los beneficios básicos y primordiales que nos proporciona un SGD (DMS en inglés), están:
- Aumenta casi en un 50% la creación de contenidos en las empresas
- La reducción de costes gracias a disponer de sistemas estructurados de información.
- Surgen menos errores a la hora de trabajar con documentos
Esto, en otras palabras, significa ganar dinero, porque ahorrarás un tiempo muy valioso que podrás invertir en muchas otras tareas.
¿Qué involucra la gestión documental?
La gestión de documentos, además de los beneficios que acabamos de comentar, involucran o tienen como ventaja la digitalización de documentos, por ejemplo. Con la consecuente fácil localización de los mismos.
También son sistemas protegidos que garantizan una seguridad, entendiendo esta en tanto a la privacidad como a su durabilidad.
Ventajas hay muchas y la lista podría ser infinita, así como las aplicaciones prácticas que la gestión de documentos tiene y la simplificación de procesos que ella conlleva.
RMO y la gestión documental
En RMO ofrecemos el servicio de gestión documental en tanto a que ayudamos a tu empresa a aplicar sistemas de gestión documental, implementación de procesos, ayuda técnica y práctica. Un servicio completo en el que ayudamos a tu empresa a mejorar y, sobre todo, a ahorrar tiempo y dinero con sencillos procesos.
Si tienes cualquier tipo de duda acerca de la gestión documental no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de ayudarte. Ofrecemos estudios personalizados para cada cliente y soluciones adaptadas a las necesidades de cada uno.
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