Digitalización de Documentos para Empresas

La digitalización es una realidad en nuestra sociedad. Ciudadanos, empresas e instituciones interactúan, trabajan, pagan sus facturas o viajan a diario a través de documentos digitalizados. No hay opción, la digitalización es el presente, y todos aquellos que aún no han realizado esta transformación tendrán que hacerlo si quieren permanecer. La capacidad de las empresas para adaptarse a este escenario digital determinará sus posibilidades de supervivencia en el mercado.

Digitalización Documental para Empresas

En RMO somos conscientes de la importancia de lo que los expertos han llamado la cuarta revolución industrial. Como profesionales en gestión documental, desde A Coruña ofrecemos a nuestros clientes sistemas de gestión adaptados a las necesidades concretas de su negocio.

          “Hay dos tipos de empresa, las digitales y las que van a tener que digitalizarse.”

Fernando de la Rosa, fundador de Foxize School y reconocido profesional en Transformación digital de los Negocios

Según recientes estudios se estima que la digitalización en una empresa puede suponer un ahorro del 20% de sus gastos.  Y no hablamos sólo de empresas de gran tamaño, sino que esto es aplicable perfectamente a las pequeñas y medianas empresas.

¿Qué es y para qué sirve la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.

Este procedimiento posibilita automatizar procesos y tareas ya existentes de una manera más eficiente, rápida y segura. Además, hace posible la optimización de la gestión, la producción, la distribución, la comercialización y la relación con empleados, clientes y proveedores, generando nuevos modelos de trabajo y de negocio.

¿Cómo se digitalizan los documentos?

Digitalizar documentos es un proceso sencillo y rápido. Primero es necesario configurar el software de gestión documental. Una vez terminado este paso, se escanea el documento en papel y el programa de gestión documental recoge los metadatos obligatorios para la homologación.

Tras realizar este proceso de digitalización de archivos, pueden destruirse los documentos en papel.

Ventajas de la Digitalización

El proceso de digitalización de una empresa conlleva una serie de beneficios fundamentales para un negocio:

• EFICACIA. Permite tener la información necesaria al momento, bien presentada, sin necesidad de desplazamientos.
• SEGURIDAD. Evita que haya archivos que se puedan perder y gracias a ella se controla en todo momento el acceso a los mismos.
• ACCESIBILIDAD. No hace falta estar físicamente en un lugar concreto para acceder a los documentos.
• REDUCCIÓN DE COSTES. El consumo de papel se reduce de manera drástica.
• Y por lo tanto también ECOLÓGICA.

Pero la mayor ventaja de la digitalización de los procesos empresariales es que repercute de manera directa en el aumento de la productividad de nuestro negocio.

Digitalización Certificada

¿Es lo mismo digitalización que digitalización certificada?

Digitalizar un documento es transformar un archivo físico, como puede ser una factura, en formato digital. Se trata de una captura del documento físico con un escáner para tener una copia digital del mismo. Con la digitalización certificada podremos destruir los documentos originales o devolvérselos al remitente conservando el archivo digital con valor de original.

Según la Agencia Estatal de Administración Tributaria, la digitalización certificada es:

«El resultado del proceso de digitalización añadiéndole la codificación conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT».

A pesar de que alguien ajeno pueda pensar que es un procedimiento complejo, la digitalización certificada está a la orden del día en empresas e instituciones. Para ello solamente se necesita usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria y cumplir con su “Plan de Calidad”.

Confía en Expertos en Digitalización

Da el paso a la transformación digital de tu empresa de una manera segura y fiable. En RMO ponemos a tu disposición un equipo de profesionales expertos en la gestión documental y en digitalización empresarial. Desde A Coruña ofrecemos soluciones para empresas de toda Galicia y de España.

Te ofrecemos asesoramiento personalizado para las necesidades concretas de tu negocio, incluida la digitalización certificada. Seremos tu apoyo en la transformación de toda la documentación en papel de tu empresa a formato digital, de forma organizada y profesional. Gracias a nuestro software de gestión documental será un proceso rápido, sencillo y sin complicaciones.

Además, siempre tendrás la tranquilidad de contar con nuestro servicio técnico tanto en presencial como en remoto. No lo dudes, contacta ahora con nosotros.

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