La gestión documental y la vuelta a la rutina
30 septiembre, 2024
Mantener los costes bajo control, proteger la información confidencial y garantizar la eficiencia operativa son algunos de los retos de gestión de impresión a los que se enfrentan todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector de actuación.
En RMO, sabemos que la impresión es una parte esencial en la operatividad diaria de cualquier organización, pero también que esta puede convertirse en un desafío si no se gestiona de manera adecuada.
Por ello, hemos recopilado una serie de consejos prácticos que pueden ayudarte a optimizar la gestión de impresión de tu negocio.
Soluciones efectivas de gestión de impresión
Reciclaje y ahorro de recursos
La sostenibilidad no es solo una tendencia, es una necesidad para las empresas que buscan mejorar su impacto ambiental sin comprometer su eficiencia. En el ámbito de la impresión, esto pasa por:
- Configuración de impresión: establece la impresión a doble cara siempre que sea posible.
- Uso de papel reciclado: emplea papel reciclado o preveniente de fuentes sostenibles para tus impresiones.
- Prácticas de impresión responsable: fomenta políticas como imprimir solo lo estrictamente necesario.
- Programas de ahorro de energía: configura tus impresoras para que se apaguen automáticamente cuando no estén en uso.
Digitalización de documentos
La transición hacia una oficina sin papel es una de las estrategias más efectivas para optimizar la gestión de impresión. Digitalizar documentos no solo reduce el volumen de impresiones, sino que también facilita la organización y el acceso a la información.
La gestión documental es el método más efectivo para la digitalización y almacenamiento de documentos en sistemas seguros. Además, este recurso permite acceder a ellos rápidamente y compartirlo sin necesidad de copias.
En RMO, te ayudamos a implementar soluciones de digitalización adaptadas a las necesidades de tu negocio, integrándolas con tus sistemas actuales para maximizar los beneficios.
Externalización de los servicios de impresión
La gestión integral de los servicios de impresión por parte de una empresa especializada incluye: instalación de equipos, recambio de consumibles, consultoría y soporte técnico, así como actualización de softwares y procesos de gestión de documentos. Esto te permitirá centrarte en tu actividad principal, reduciendo preocupaciones relacionadas con el manejo de los equipos y los procesos de impresión.
Otra ventaja clave es el acceso a un mantenimiento especializado, que asegura que todos tus equipos estén en perfecto estado y funcionando de manera eficiente en todo momento, minimizando interrupciones y maximizando la productividad.
El servicio integral de reprografía que tenemos en RMO incluye desde el suministro de equipos hasta el mantenimiento y soporte técnico, asegurándonos de que tu infraestructura de impresión sea siempre eficiente.
Modalidades de impresión adecuadas
No todas las empresas tienen las mismas necesidades de impresión. Otro de los beneficios clave de externalizar los servicios de impresión es la posibilidad de seleccionar la modalidad y recursos que más se adecue a tu volumen de trabajo y necesidades.
En RMO ofrecemos soluciones flexibles que incluyen la compra directa de equipos y opciones de renting o alquiler, diseñadas para optimizar costes y garantizar eficiencia.
El renting es ideal para empresas que desean evitar grandes inversiones iniciales mientras acceden a tecnología moderna con soporte técnico incluido. Ofrecemos dos modalidades adaptadas a tus necesidades:
- Renting por consumo, que combina una cuota fija por equipo con una variable según el uso real, ideal para volúmenes de impresión fluctuantes.
- Renting integral, con una cuota única que incluye equipo y consumo estimado, facilitando la estabilidad financiera y la planificación.
Nuestro equipo evaluará tus necesidades para recomendarte la modalidad más conveniente, asegurando que cuentes con la infraestructura de impresión más eficiente y rentable.
Si quieres saber más, visita nuestra entrada: ¿Renting o compra de multifuncionales? Exploramos la mejor opción.
Control de uso y acceso
Uno de los grandes desafíos en la gestión de impresión es el control del uso y acceso a los equipos. El principal objetivo de esta práctica es mejorar la seguridad de la información, pero también supone una medida de supervisión para reducir impresiones innecesarias.
Algunas de las acciones para llevarla a cabo son:
- Sistemas de autenticación: implementa códigos personales para evitar el uso indebido de las impresoras.
- Informes de uso: los sistemas de monitoreo permiten identificar patrones de uso y optimizar recursos.
- Restricciones personalizadas: configura límites para ciertos usuarios o departamentos y garantiza un uso más eficiente y equitativo.
Nuestro equipo de expertos te ayuda a implementar soluciones personalizadas para maximizar la seguridad y minimizar los costes operativos.
No mantener equipos de impresión obsoletos
Al igual que ocurre con los equipos informáticos, las impresoras tienen una vida útil limitada. Aunque el mantenimiento regular puede prolongar su funcionamiento, llega un momento en el que mantener equipos obsoletos resulta perjudicial para el negocio y la eficiencia del mismo.
Contar siempre con equipos de última generación te ofrecerá mayor velocidad, calidad y funcionalidades avanzadas que harán que goces de una ventaja competitiva en el mercado.
RMO, servicios de reprografía y mantenimiento informático
En RMO, entendemos que cada empresa es única, y por ello ofrecemos soluciones personalizadas en reprografía y mantenimiento informático. Nuestro objetivo es ser tu socio estratégico, ayudándote a optimizar tus procesos y a mantener tus operaciones sin interrupciones.
Contamos con una amplia gama de servicios, desde el suministro y mantenimiento de equipos de impresión hasta la digitalización de documentos y la externalización de servicios. Además, nuestro equipo técnico altamente cualificado está siempre disponible para garantizar que tus sistemas estén en las mejores condiciones.
Si estás buscando optimizar tu gestión de impresión, reducir costes y mejorar la eficiencia operativa, en RMO podemos ayudarte. Contáctanos hoy mismo y descubre cómo nuestras soluciones pueden marcar la diferencia.
