Seguridad de impresión. Cómo afecta a tu empresa

Las impresoras son equipos indispensables en cualquier empresa. Además de pasar a papel cualquier documento o imagen digital, muchas oficinas están equipadas con multifuncionales que, además de imprimir, realizan otras funciones como escaneo o fax, lo que supone un gran flujo de datos en un mismo equipo.

Para muchos, este planteamiento era desconocido hasta ahora, pero desde RMO queremos mostraros los riesgos y la importancia de la seguridad de impresión.

Riesgos al imprimir

A pesar de la creciente digitalización, hay documentos que necesitan ser impresos, como contratos o facturas. En muchos casos, incluyen datos confidenciales, tanto internos como externos a la empresa, que se mantienen en la memoria de la impresora.

Si el equipo no cuenta con una buena seguridad, la empresa se puede enfrentar a los siguientes riesgos:

Acceso de personal no autorizado

Permitir el libre acceso y uso del equipo de impresión a cualquier persona de las instalaciones puede provocar una sustracción de datos. Además, existe un riesgo alto a que usuarios no autorizados modifiquen la configuración de los equipos, volviéndolos más vulnerables.

Sistema de seguridad de la impresora

Es importante conocer y ajustar el sistema de seguridad de la impresora. Si no se lleva un control de la misma, el dispositivo será vulnerable a sufrir una manipulación externa. Algunos de los fallos más recurrentes son: no contar con un código por usuario y emplear contraseñas poco seguras, como “1234” o “0000”.

Ciberataques a la impresora

Actualmente, la mayoría de impresoras están integradas en la red. A través de ella, los ciberdelincuentes pueden entrar a la red de la empresa para lanzar ataques cibernéticos al sistema. De esta manera, el ciberdelincuente puede instalar malwares tanto en el dispositivo de impresión como en el sistema. 

Robo de datos

La empresa puede sufrir una sustracción de datos a través de la impresora desde diversos puntos: a través del disco duro, del panel de control, o en el envío de documentos de un dispositivo al equipo.

• Disco duro: en el disco duro se almacenan todos los documentos que pasan por el equipo. Pero, además, una vez se acaba su vida útil este dispositivo puede se manipulado por personal ajeno. Si no se tiene una buena seguridad en él, será la entrada libre de delincuentes a datos confidenciales.
• Panel de control: el panel de control es una vía de acceso directa a todas las funciones y memoria de la impresora. Bloquear o restringir el uso de ciertas funciones del panel de control a usuarios evitará la sustracción de datos.
• Transferencia de datos a través de dispositivos: desde que se envía un documento hasta que es impreso, esos datos son vulnerables a ser robados. Proteger el vínculo entre los equipos a través de un cifrado es la mejor solución.

Cómo tener una buena seguridad de impresión

 A pesar de que las impresoras actuales cuentan con medidas de protección, hay una serie de acciones que podemos implementar para mejorar la seguridad de nuestros equipos y datos.

Firewalls y sistemas de autenticación de usuarios

Compaginar un firewall, o cortafuego, con un sistema de autenticación de usuario aumentará el control de uso de la impresora. Todo el personal que quiera utilizar el equipo deberá introducir un código propio. De esta forma también limitaremos el acceso a funciones e información privilegiada.

Supervisión de las impresiones

Con la gestión de impresión el administrador de la red podrá supervisar todos los documentos que pasen por el dispositivo y detectar actividades fraudulentas o de riesgo para la seguridad del sistema.

Protección de los documentos con cifrado

Como mencionamos en el apartado anterior, el robo de datos durante su transmisión entre dispositivos es uno de los principales riesgos en la impresión. Podemos cifrar los documentos hasta el mismo instante de impresión y durante la conexión entre los dispositivos para evitar una manipulación de los datos.

Mantener actualizado la impresora

Tener todos los dispositivos, y antivirus, actualizados, reforzará la seguridad de la empresa. Además, de mejorar el funcionamiento del equipo, incluirá nuevas versiones y correcciones de seguridad.

Impresoras Konica Minolta

En RMO priorizamos la seguridad en todos nuestros equipos. Las impresoras Konica Minolta con las que contamos en nuestros catálogos están equipadas con diversas funcionalidades de seguridad que evitan el riesgo de pérdida de datos y mantiene seguros los datos confidenciales.

Impresiones seguras con BizHub Secure

Además de cumplir con los estándares de seguridad, Konica Minolta ha desarrollado un sistema propio de protección de datos: El Bizhub Secure.

Este sistema de seguridad y cifrado ofrece las siguientes herramientas de protección:

• Cifrado y sobreescritura de datos.
• Autenticación.
• Aplicación automatizada de reglas.

Si quieres conocer cómo proteger tus equipos y cuáles son las funciones del sistema de seguridad Bizhub Secure, puedes leer nuestra entrada en el blog.

Konica Minolta ofrece soluciones de seguridad efectivas que no afectan al rendimiento de las máquinas ni de los empleados. Evita una crisis de filtración de datos en tu empresa equipándola con una de nuestras impresoras. Contacta con nosotros para conocer más sobre la seguridad de impresión.

Impresoras seguras, flexibles y fáciles de usar con RMO y Konica Minolta.