La gestión documental en los procesos administrativos

La gestión documental sigue siendo un recurso que ahorra tiempos y costes pero que, todavía en algunos sectores, no está del todo implantado. A pesar de que día tras día nos encontramos con más procesos digitalizados y vemos cómo todo y todos nos vamos adaptando, sigue siendo un reto para determinadas áreas.

En este artículo hablaremos de algunas de las ventajas que tendría la gestión documental para los procesos administrativos, pero puedes leer más sobre qué es la gestión documental y cómo funciona en alguno de estos artículos:

• Gestión documental, ¿qué es y cómo afecta a mi empresa?
• Digitalización de documentos para empresa
• El gestor documental que necesita tu empresa

La gestión documental en los procesos administrativos

En la actualidad existen ya muchos procesos administrativos adaptados a la nueva realidad marcada por la digitalización, como por ejemplo la presentación de documentación, solicitudes públicas, trámites como la presentación de renta, IVA, etc.

Sin embargo, todavía quedan procesos que no están adaptados a la digitalización, ¿cuáles serían las ventajas que tendrían estos procesos con respecto a mejorar la gestión documental?

1. La eficacia de los procesos: trabajar con documentación digitalizada es mucho más rápido y eficiente.
2. Reducir costes de papel y almacenamiento: hay que pensar que no solo cuesta dinero el propio papel, si no que su almacenamiento y gestión también son costosos. A la larga llegamos a acumular una gran cantidad de papel que ocupa espacio y, con ello, dinero.
3. Evitar el contacto presencial: aunque en muchos casos es imprescindible la prespecialidad, cuanto más podamos reducir las colas, gente aglomerada, salas de espera llenas, etc. mejor. La gestión documental nos facilita la entrega de documentos, sin necesidad de desplazarse físicamente hasta el lugar. Esto también supone mayor flexibilidad y una conciliación más sencilla.

Estas son algunas de las principales ventajas de la gestión documental en los procesos documentales.

La gestión documental en tu empresa

El proceso de digitalización no es tan solo un reto diario para las administraciones, sino que también es algo con lo que deben trabajar las empresas. Que tu empresa mejore los procesos de gestión documental supondrá una suma de beneficios para la misma, y no es necesario pasar por una gran inversión para ver resultados.

Si estás interesado en conocer un poco más sobre cómo funciona la gestión documental, contacta con nosotros para que te podamos asesorar de forma personalizada.